未来の採用スタンダード【採用管理システム（ATS）】とは？
皆さまは“ATS”という言葉をご存知でしょうか？これは『Applicant Tracking System（応募者追跡システム）』の頭文字を取った言葉で、近年多くの採用の場で利用されている採用管理システムのことを指しています。
ATSは採用担当者がコア業務に専念できるよう、採用活動時に発生するあらゆる業務を自動化してくれるツールです。では実際にATSはどんなことに活用出来るのでしょうか。
1.【求人管理】
採用HPの作成から求人検索エンジンとの連携、 媒体/出稿管理・求人媒体発注まで。求人掲載における様々な枝分かれ作業に一貫して対応可能です。
2.【応募管理】
媒体の応募者情報の取り込みから選考の進捗管理、応募者情報の各支店などへの振り分け・面接前スクリーニング・要確認対象者検出まで。選考の効率化をアシストします。
3.【応募者対応】
自動返信メール/SMSから面接日程自動調整、面接前日の自動リマインドメール/SMS送信まで。 応募者へのあらゆる一時対応が可能です。
4.【面接管理】
Web面接機能と面接日カレンダーを完備。より効率的かつ確実なスケジューリングが可能です。
5.【採用タスク管理】
採用状況のダッシュボードから採用計画管理・求人媒体データの分析レポートまで。より効果的な採用戦略を組み立てられます。
6.【セキュリティ設定】
階層別の権限設定からIPアドレス制限・アカウントロックまで。システム面での煩わしさも一気に解決できます。
以上、大きく分けてこれら6つの機能が中心となっています。近年では一人の求職者が複数の企業へ同時応募することがスタンダードとなっており、中には応募したことを忘れてしまうほど多くの企業へ応募している求職者もいます。
そのため、志望度では勝っていたのに、対応が遅いせいで他社に求職者を奪われてしまった…という話も珍しくありません。そうした背景もあり、時間帯に関係なく即座に応募者対応が可能なATSの重要度は日に日に増しています。
事実、既に世の中のアルバイト媒体の50％以上でシステムが導入されており、様々なメーカーが新たな機能やシステムを開発しています。こうした背景からも近い将来、「ATSは活用して当たり前」の時代が到来するでしょう。
応募者側は応募後に企業から即レスポンスを貰うことがスタンダードとなり、数時間～数日対応が遅れただけで企業の印象が悪くなる…という事態になるかもしれません。ですが今のうちにATSツールの利用に慣れておくことで、こうした“次世代の採用活動”に乗り遅れる心配もなくなります。
「ATSの重要性はわかったけど、どのサービスを使えばいいの？」
その疑問に対して弊社がオススメするのは初期費用のかからないアルバイト採用管理システム『コボット』です。
面接コボットとは？
日本最大級のアルバイト・パート求人情報サイト『バイトル』を運営する東証プライム上場企業、ディップ株式会社が開発した面接日程調整に特化したサービスです。バイトルのオフィシャルトップパートナーである株式会社トレンドイノベーションでも取り扱っています。
面接コボットが生まれた背景
求人媒体ユーザーの約45%は早朝や夜など、企業や店舗の営業時間外に応募する傾向にあります。これは現在就業中だったり、学校に通う学生も多いことからごく自然な現象と言えるでしょう。 さらに応募者の約6割が応募先企業からの1日以内の連絡を希望、そのうちの2割が60分以内の連絡を希望しているというデータもあります。 実際に「応募先からの連絡が遅い」「対応できない時間帯に連絡が来た」「想定していた連絡手段と違い、気が付かなかった」といった理由で、多くのユーザーが面接設定前に辞退しているといいます。面接コボットはこうしたユーザー・企業双方のすれ違いを解決するために生まれたATSです。
面接コボットが持つ機能
- 様々な求人媒体をまとめて一元管理
- 応募を自動集約し、応募者へ日程調整連絡を自動送信
- 応募者に聞きたい質問や、回答に合わせて異なる連絡方法を設定可能
- 採用側は複数の面接日時を事前に設定でき、応募者側はその中から自由に選択可能
- 面接日程確定の連絡を自動送信
- 面接日前日には最終の案内メールを自動送信
面接コボットに常備されている上記の各種機能により、採用業務の中で最も煩わしい工程をほぼすべて自動化可能です。
面接コボットで設定できる質問例
コボットを最大限に活用すれば面接日程の調整のほか、大量の応募者から適性のある人材のみを自動でふるいにかけることも可能です。接客が好きか・〇〇の経験はあるか・特定の時間帯に勤務できるか…など、事前のフィルタリングにより有力な候補者のみに時間をさけるため、「そもそもの採用基準を満たしていなかった」「思っていた人物と違った」といった面接でのミスマッチをある程度防ぐことができます。
面接コボット導入前と導入後の違い
面接コボットを導入することで採用側と応募者間でのやりとりが円滑かつ最小限となり、面接前の離脱や、対応の遅さによるすれ違いが大幅に減少。これにより、採用側は書類選考や面接対応といった採用の軸となる業務に専念できるようになります。その結果、より職場とのマッチ度が高い人材と出会える確率が格段にUPするはずです。
面接コボットによる効果事例
- 複数の求人媒体を跨いで大量募集を行う大手企業
- 店長が採用業務を兼務する飲食店
- 日中に応募対応ができない企業
など、面接コボットの導入により様々なお客様が工数の大幅削減と面接&採用率アップを実現しています。
面接コボットを活用できる求人媒体
原稿IDに共通のキーワードを入れ込むことで、アルバイト媒体・中途採用媒体はもちろん、メーカーの枠を超えたあらゆる求人サービスからの応募を一元管理できます。これにより、複数媒体から大量の応募が集まった場合でも対応に追われる心配はありません。
面接コボットがもたらす採用活動の変化
コボットを使用しない場合、初期対応・後追い連絡・面接前日連絡などの細かな対応を人力で行う必要があります。採用業務専属の社員が居れば話は別ですが、ほとんどの企業や店舗は普段の業務の傍らで対応しているのが現状です。
一つひとつの負担は小さくても、それが積み重なれば対応が遅くなったり、ときには失念してしまう可能性も少なくありません。自動化・効率化できる業務はすべてコボットに任せ、重要な部分だけしっかり対応していくことで採用の可能性も必然と上がるでしょう。
今なら初回利用のみ1万円で利用できる限定キャンペーンを実施中!
本来面接コボットの利用には1ヶ月3万円の料金が掛かりますが、初回利用の方のみ1ヶ月1万円でのお試しが可能です！ぜひこの機会に一度ATSをご活用いただき、“新たな採用活動のカタチ”を体感ください。
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